Skip to main content

Driva innovation och kultur i en distanserad arbetsvärld

By Universum on 21/12/2020

Sök på nätet efter “framtida arbetsplats” och du hittar dussintals artiklar publicerade varje dag som täcker allt från kontorsdesign efter COVID-19 till mätning av produktivitet för hemmaanställda — ett tecken på att arbetsgivare strävar efter att förstå förändringarna som kommer efter pandemin. Det är inte så att arbeta hemifrån är ett sådant nytt fenomen — redan före pandemin sa ca 15% av svenskar att de arbetade hemifrån åtminstone deltid. Det är snarare hastigheten och omfattningen av omvandlingen som är okänd.

På Universum arbetar vi med globala varumärken för att hjälpa dem att rekrytera topptalanger, och vi gör det genom att studera vad unga talanger letar efter hos en framtida arbetsgivare: Vad lockar dem till ett visst företag? Vilka varumärkesvärden fastnar? (Vi studerar inte bara detta, utan undersöker bland annat demografi som studieområden, region och kön.)

Forskningen visar vanliga teman varje år; unga talanger inom ekonomi, IT och Ingeniörer prioriterar saker som:
– vänlig arbetsmiljö
– innovation
– en kreativ och dynamisk arbetsmiljö när man väljer framtida arbetsgivare

Och vi misstänker att dessa prioriteringar inte kommer att förändras. Men arbetsgivare måste nu överväga hur man kan stödja dessa värden när medarbetare inte längre delar ett kontor. Och hur kan arbetsgivare utforma arbetsplatser – både fysiska och virtuella – för att återskapa dessa i en värld efter COVID-19?

Innovation på distans

En viktig punkt bland VD:ar när de överväger arbetsplatsstrategi: Kan ett företag driva innovation när de flesta av sina anställda inte delar kontorslokaler?

Medan vissa teknikföretag som Facebook, Microsoft och Twitter har kommunicerat planer för anställda att arbeta hemifrån permanent är andra inte helt ombord. Reed Hastings från Netflix berättade nyligen för Wall Street Journal att han kommer att bjuda in anställda tillbaka till kontoret “12 timmar efter att ett vaccin har godkänts.” Han förklarade, ”Jag ser inga positiva saker. Att inte kunna träffas personligen, särskilt internationellt, är ett rent negativt. Bank of America Corps Chief Operations and Technology Officer, Cathy Bessant, upprepar denna idé: “Våra anställda känner att de är mer av ett team med ett syfte [när de är ansikte mot ansikte].”

För de allra flesta arbetsgivare ligger svaret emellertid någonstans mellan båda hörnen. “Kontoret kommer inte att försvinna, men det kommer att kräva ett nytt tillvägagångssätt”, säger fyra experter inom arkitektur och design i Harvard Business Review. ”Människor behöver fortfarande platser där de kan träffas, ansluta, bygga relationer och utveckla sin karriär. Storleken, omfattningen och öppenheten hos det moderna, digitala kontoret kan skada kvaliteten på dessa relationer. ”

Med detta i åtanke anpassar sig många företag för att anta en slags hybridstrategi, som antingen kräver att medarbetare endast arbetar från kontoret deltid eller använder mindre satellitkontor där anställda kan samlas för möten på ad hoc-bas, men annars arbetar på distans. Teknikföretaget Fujitsu tillkännagav exempelvis sin plan att drastiskt minska befintliga kontorslokaler till förmån för en “hub and satellit” -strategi.

Hur dessa modeller kommer att påverka innovation diskuteras fortfarande. Lynda Gratton skriver för Financial Times och oroar sig för att improviserade samtal — som kan vara gnistan för nya idéer, kommer att slängas när medarbetare inte delar en arbetsyta. Hon förklarar, ”Innovation kommer från ’nya kombinationer’, vars grund är slumpmässiga möten. Dessa möten är ofta face to face och sällan strukturerade – de är ’vattenkylare’ -konversationer. “

Vissa tror att teknik kommer att utgöra skillnaden, men hittills är molnbaserade företagslösningar som telekonferenser, projektledning och meddelanden dåliga servrar för personligt samarbete. Ja, plattformar som Slack, Zoom och Teams har överbryggat klyftan i en kris, men de uppskattar helt enkelt (ännu) inte den snabba energi och intellektuella friktion som du kan hitta i en brainstorming-session. Som Tyler Cowen sammanfattade i Bloomberg Opinion, “Virtuella verktyg kan hjälpa till att organisera team, men de kan helt enkelt inte replikera den intellektuella friktionen att ’samla de smarta människorna’, och detta kan skada prestanda och innovation.”

Stöd för utbildning och mentorskap på distans

Universums forskning visar att unga talanger också värdesätter utbildning och utveckling när de betraktar framtida arbetsgivare. I själva verket rankas utbildning och utveckling oftare högre än lön som en preferens när unga söker nya arbetsgivare.

För många organisationer var online-utbildning redan normen före COVID-19, oftast för ”mikroträning” eller ”mikrolärning”, som fokuserar på att undervisa diskreta färdigheter på kort tid. Vissa typer av lärande drar dock nytta av personligt engagemang. Mentorskap är till exempel en viktig aspekt av utvecklingen för unga yrkesverksamma bland IT och ingenjörer och kan vara svår att återskapa på distans. En redditor förklarade: ”Alla säger hur bra det är att arbeta hemifrån, men som programvaruutvecklare lär jag mig bäst när jag sitter sida vid sida med människor som har mer erfarenhet än jag. COVID har varit ett stort bakslag för mig professionellt. ” Huw Richards, chef för digital transformation på JPMorgans division för investmentbanker, delar en liknande känsla, ”I en analog värld kan du luta dig över och fråga din kompis. I en digital värld [arbetar hemifrån] kan du inte göra det. ”

Skydda arbetsgivarkulturen när ingen delar ett kontor

Slutligen, hur kommer arbetsgivare att upprätthålla sin noggrant finslipade arbetsgivarkultur i den post-pandemiska, virtuella miljön? Forskning från Gartner visar att nästan 1 av 3 (30%) av företagsledarna oroar sig för att arbetet hemifrån kommer att undergräva kulturen. Oron är sannolikt välgrundad.

Företag spenderar mycket tid på att tänka på vilken typ av kultur de vill förkroppsliga – om det är en smidig, “fail fast” kultur som många teknikföretag anammat, eller en mer traditionell top-down-kultur som värderar resultat mer än process. Så mycket av kulturen cementeras genom personliga interaktioner. Agila miljöer är till exempel kända för stand-up-möten och tavlor täckta med post-its. Arbetsgivare som värderar ett familjelikt samhälle för anställda kan vara värd för lunchtidssammankomster som ägnas åt olika anställdas hobbyer eller anordna wellness-evenemang.

Personliga interaktioner är inte det enda som påverkar kulturen; den fysiska miljön som människor delar har stor inverkan på kulturen. Företagen har investerat betydande summor i kontorsdesign som stöder arbetsvärden: öppna arbetsytor med bekväma, informella sittplatser för smidig brainstorming eller mer traditionella utrymmen som värdesätter integritet och tystnad över delat arbete. Dessa är alla “ledtrådar” för kultur för nya anställda som är svåra att kopiera på distans.

Där andra ser utmaningar ser ledare möjligheter

COVID-krisen och den resulterande återuppfinningen av arbetsplatsen är en enorm chans att ompröva vad som fungerar och vad som inte fungerar. Stewart Butterfield, VD och grundare av Slack, tänker så här: “Det finns en möjlighet att behålla de bästa delarna av kontorskulturen samtidigt som vi befriar oss från dåliga vanor och ineffektiva processer, från ineffektiva möten till onödig byråkrati.”

Arbetsgivare måste vara avsiktliga för att designa upplevelser som är lika bra eller bättre än vad som kom tidigare – vare sig det är strategier för on-boarding av nya medarbetare, skapande av en innovationsdrivande företagskultur eller attrahering av en ny generation talanger. För människor över hela världen blir 2021 en ny början efter en lång period av förlust. För ledare inom HR kommer övergången till ”post-COVID-19” att kräva ett helt nytt tänkesätt, fokuserat på möjligheter snarare än hinder.